Ben je ondernemer en ga je een eigen kantoor inrichten? Of het nu gaat om een klein of groot kantoor: er komt toch best wat bij kijken. Pak de inrichting meteen goed aan. Het is mooi als dit zo voordelig mogelijk lukt, zeker als je bijvoorbeeld startende ondernemer bent. Deze praktische tips helpen je op weg!
Inventarisatie en plan
We beginnen bij het begin: zorg voor een goed plan bij de kantoorinrichting. Je zult niet de eerste zijn die een verkeerde inschatting maakt en met veel te veel spullen komt te zitten – en echt voordelig is dat natuurlijk niet. Bedenk vooraf dus eerst welke spullen je daadwerkelijk nodig hebt. Twijfel je over items? Je kunt er altijd nog even mee wachten en het op een later moment aanschaffen. Met name bij de grote items is het slim om de juiste inschatting te maken. Hoeveel bureaus passen er in de ruimte? Hoeveel werkplekken heb je nodig, gebaseerd op het aantal werknemers? Hier kun je ook het aantal bureaustoelen op afstemmen. Een reserve item is wellicht wel handig, mocht er een stoel kapot gaan. Kijk ook goed naar de kleinere items. Je hebt verschillende kantoorartikelen nodig, van papier tot opbergsystemen. Maak een lijst van alle benodigdheden. Zo heb je papier en schrijfwaren nodig, maar ook mappen en organizers voor opbergen en archiveren. Door dit goed op een rijtje te hebben, haal je alle benodigdheden meteen naar het kantoor toe – en kan er productief worden gewerkt.
Ruimte delen
Het is bij moderne kantoorruimtes vaak gebruikelijk om een ruimte te delen. Zeker als je bedrijf (nog) niet zo groot is, kan dit de kosten flink naar beneden brengen. Dat is natuurlijk mooi meegenomen! Zoek een compagnon die in dezelfde branche opereert, om gezamenlijk een ruimte te huren. Dit heeft ook meteen als extra voordeel dat er onderling kennis kan worden uitgewisseld. Je kunt bepaalde apparaten samen aanschaffen, waar twee bedrijven prima samen gebruik van kunnen maken. Denk aan een goede labelprinter, voor het printen van verzendlabels, barcode-etiketten of naambadge-etiketten. Hier label je ook dozen en ordners eenvoudig mee. Stel vooraf wel duidelijk vast welke apparaten en items er wel of juist niet worden gedeeld. Zo verloopt het delen van de ruimte vlekkeloos. En stel bijvoorbeeld ook vast of het de wens is om met z’n allen te lunchen, of juist niet – hier is van alles in mogelijk.
Tweedehands items
Je kunt veel kantooritems tweedehands vinden. Denk aan bureaus, bureaustoelen en archiefkasten. Nieuw zijn deze grote meubels vaak behoorlijk prijzig, maar tweedehands betaal je er veel minder voor. Neem daarom eens een kijkje bij het tweedehands aanbod. Het is daarbij uiteraard wel van belang om de kwaliteit goed te controleren. Je hebt immers een grotere kans op een miskoop als je je kantoor met tweedehands spullen inricht. Probeer daarom te achterhalen of de spullen maar kort zijn gebruikt, dan zit je meestal wel goed.
Deels thuiswerken
Het is vandaag de dag gebruikelijk om een deel van de werktijd vanuit huis te werken. Dit maakt niet alleen de medewerkers blij, maar is ook nog eens een budgetproof keuze. Je kunt bijvoorbeeld de thuiswerkdagen op zo’n manier indelen dat er minder bureaus nodig zijn in de werkruimte. Of kies er juist voor om iedereen op dezelfde dagen thuis te laten werken, zodat tijdens die dagen geen energie wordt verbruikt op locatie. Met name op de langere termijn telt dit mee in de kosten. Stel er dus een plan voor op.
Kortingen en acties
De laatste tip: houd je ogen open voor kortingen en acties. Zo lukt het je namelijk beter om goedkope kantoorartikelen te vinden. Er is regelmatig sprake van kortingsacties, maar je moet het natuurlijk maar net tegenkomen. Neem daarom idealiter de tijd bij de inrichting van de kantoorruimte, zodat je meer kans maakt om te profiteren van dergelijke acties. Schrijf je in voor nieuwsbrieven of folders om op de hoogte te blijven, dat is altijd handig.
Een kantoorruimte inrichten kan zeker op voordelige wijze. De bovenstaande tips helpen je op weg. Zo lukt het om ook met een klein budget een prettige ruimte te creëren.
