De administratie wordt vaak gezien als één van de minst leuke kanten van het ondernemerschap. Helaas ontkom je er niet aan, want iedere ondernemer is verplicht om een administratie bij te houden voor zijn bedrijf. Menig ondernemer raffelt het af, maar dat is niet verstandig. Het overzicht is dan namelijk ver te zoeken. Om dit te voorkomen, vertellen wij je hier hoe je voor overzicht in je administratie zorgt.
Besteed er wekelijks tijd aan
Als je een hekel hebt aan administratieve werkzaamheden, stel je dit het liefst zo lang mogelijk uit. Daarom besteed je misschien alleen aan het einde van de maand aandacht aan de administratie van je bedrijf. Dit is een optie, maar je maakt het jezelf onnodig lastig. Ten eerste ben je er veel meer tijd aan kwijt dan nodig. Je moet alle binnengekomen en verstuurde facturen dan in één keer verwerken. Ten tweede raak je het overzicht snel kwijt als de administratie zich ophoopt. Reden genoeg om hier wekelijks tijd aan te besteden. Je bent dan onderaan de streep minder tijd kwijt en bovendien is je administratie een stuk overzichtelijker.
Orden je papierwerk
Wie de administratie van zijn bedrijf overzichtelijk wil houden, doet er goed aan om alle papierwerk te ordenen. Door alles op één plek te bewaren, hoef je niet overal te zoeken als je informatie nodig hebt. Heb je enkel een digitale administratie? Maak dan voor iedere klant een mapje en zet niet alles in dezelfde map. Je kunt de map voor elke klant vervolgens onderverdelen in mappen per jaar en mappen per maand. Op deze manier hoef je nooit lang te zoeken naar gegevens.
Houd je (ook) een administratie op papier bij? Dan is het extra belangrijk om je papierwerk te ordenen. Hier kun je het beste mappen of ordners voor gebruiken. In dit geval is het ook verstandig om voor iedere klant een aparte map of ordner te kopen. Je kunt het papierwerk van meerdere klanten ook in één map of ordner stoppen, maar dan is het verstandig om tabbladen te gebruiken. Als je de naam van de klant op het tabblad zet, weet je precies waar je moet zoeken.
Markeer belangrijke zaken
Het kan zijn dat er belangrijke zaken in een document staan dat je van een klant krijgt. Denk je dat je hier in de toekomst baat bij hebt? Dan raden wij je aan om deze informatie te markeren. Je kunt dit digitaal doen in een tekstverwerkingsprogramma, maar ook met de hand. Als je handmatig markeert, is het verstandig om hier speciale stiften voor te kopen. Door belangrijke zaken te markeren, kun je ze altijd snel terugvinden.
Automatiseer je administratie
Veel bedrijven hebben hun administratie de laatste jaren geautomatiseerd. Eén van de vele voordelen hiervan is dat het makkelijker is om overzicht te behouden. Maak je bijvoorbeeld gebruik van een boekhoudprogramma en koppel jij je zakelijke rekening hieraan? Dan worden transactie automatisch ingelezen. Sommige programma’s kunnen zelfs de btw-aangifte voor je klaarzetten. Naast overzicht levert dit je ook aanzienlijke tijdwinst op.
