Er zijn van die klusjes binnen bedrijven die nu eenmaal moeten gebeuren, maar waarvan iedereen zich afvraagt of het nu echt niet simpeler kan. In veel gevallen is ‘ja’ het antwoord op deze vraag. Ja, het kan vaak gemakkelijker. En dat hebben we aan de techniek te danken. Steeds meer werkzaamheden die voorheen met de hand moesten worden verricht kunnen tegenwoordig automatisch plaatsvinden. Dat geldt voor bijna ieder beroep, ook op kantoor.
Tijden zijn veranderd
Je staat er wellicht niet dagelijks bij stil, maar de manier waarop we op kantoor ons werk verrichten valt echt niet meer te vergelijken met hoe het er pakweg 50 jaar geleden aan toeging. Computers waren toen nog een zeldzaamheid, en waren zeker niet op iedere werkplek te vinden. Er werd nog volop geschreven, gewoon met pen en papier, of getypt, op een heuse typmachine. Belangrijke documenten bestonden alleen op papier, en waren dus uitsluitend fysiek op de werkplek aanwezig. Even verder thuis ergens aan werken kon dus alleen als je alle documenten die je daarvoor nodig had fysiek met je meenam, iets wat logischerwijs niet erg populair was en doorgaans ook niet werd aangemoedigd. Het risico om op deze manier belangrijke zaken kwijt te raken was tenslotte enorm!
De komst van de computer en zeker de intrede van het internet veranderde de manier waarop er werd gewerkt enorm. We gingen allemaal aan het toetsenbord, en konden onze documenten voortaan digitaal opslaan. Dat scheelde heel wat archiefruimte! Bovendien werd het gemakkelijker om zaken onderling te delen, zelfs wanneer men zich niet in dezelfde ruimte bevond. Werden documenten eerst nog lokaal op een computer opgeslagen, stapten we later massaal over op ‘de cloud’. De locatie waar je je bevond was niet langer van belang, je kon overal werken en bij de documenten die je nodig had.
Er zijn nog meer voordelen
Met de vooruitgaande techniek kondigden zich meer makkelijkere manieren van werken aan. Zo is het bijvoorbeeld niet langer nodig om een papieren kilometerregistratie bij te houden. Sterker nog: de rittenregistratie kan dankzij GPS volledig automatisch plaatsvinden! Wanneer een goed systeem op basis van GPS in de bedrijfsvoertuigen is geïnstalleerd, houdt dit automatisch alle gemaakte ritten bij. Deze data wordt vervolgens omgezet in een administratie die voldoet aan alle eisen van de Belastingdienst.
Kan dat niet gemakkelijker? Die vraag kun je dus in steeds meer gevallen volmondig met ‘ja’ beantwoorden. En wat nu nog niet kan, kan in de toekomst zomaar ook veranderen dankzij de steeds geavanceerdere technieken waar we toegang tot krijgen.
